La tenuta dei registri contabili è parte importante della gestione amministrativa delle attività, la regolare tenuta dei medesimi è determinante sia per la corretta archiviazione dei movimenti registrati, sia in caso di controllo fiscale.
Oltre alla stampa, risulta ormai assodato che la conservazione con sistemi elettronici (ad esempio in formato Pdf) è considerata regolare se in sede i ispezione o verifica essi risultano aggiornati e stampati in seguito a richiesta.
I registri da considerare sono: registri IVA, beni ammortizzabili, libro giornale ed in casi specifici il registro di magazzino.
La tenuta dei registri con sistemi meccanografici è considerata regolare se essi risultano aggiornati per i periodi di imposta per i quali i termini di presentazione delle dichiarazioni fiscali non sono scaduti da oltre tre mesi e se, come detto, risultano stampabili a richiesta in sede di controllo.
Sono in ogni caso regolarmente tenuti i registri archiviati elettronicamente su qualsiasi supporto se in sede di verifica sono stampabili a richiesta.
Su tali registri occorre apporre la marca da bollo.
In linea generale l’imposta va conteggiata nella misura di 16 euro ogni 100 pagine o frazione di 100 per le società che versano la tassa di concessione governativa sui libri sociali, e nella misura di 32 euro per tutte le altre.
Il bollo può essere assolto con contrassegno telematico o mediante versamento con modello F23 codice tributo 458T per coloro che procedono alla stampa cartacea dei medesimi.
Nei casi in cui non si proceda alla stampa dei registri ma si opti per la conservazione informatica, il versamento dell’imposta di bollo potrà avvenire mediante modello F24 online; per il conteggio delle pagine interessate è opportuno prevedere una stampa virtuale del documento in Pdf in modo da verificare il numero di pagine utilizzate per la corretta liquidazione dell’imposta.
Si ricorda in ultimo che gli adempimenti relativi ai suddetti registri, devono essere effettuati entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi.